Antes is onderdeel van de Parnassia Groep en biedt volwassenen en ouderen ambulante behandeling en begeleiding bij (ernstige) psychiatrische problemen, klinische en specialistische zorg en beschermde woonvormen. Het werkgebied van Antes is Zuid-Holland, met name de regio Rotterdam. Multidisciplinaire teams bieden hier zorg dicht bij huis, in de eigen wijk van de cliënten.
Binnen het zorgaanbod van de divisie Volwassenen Ambulant spelen trainingen een belangrijke rol. “We hebben er heel veel, meer dan vijftig, en ze zijn heel uiteenlopend”, vertelt Marlou van Vianen, projectcoördinator Ambulante Zorg. “Van cognitieve gedrags- en runningtherapie tot wandelgroepen, slaaptrainingen en trainingen op het gebied van emotieregulatie. Die trainingen worden in meerdere – maar niet alle – wijken in ons werkgebied en aan meerdere groepen gegeven. Bij sommige trainingen is er plek voor drie groepen, voor andere wel twaalf. En waar bij de ene training tussentijds nieuwe mensen kunnen instromen, zijn andere trainingen weer gesloten. Best een ingewikkeld verhaal dus”, lacht ze. “En dan heb ik het nog niet eens over het administratieve deel.”
IT-oplossing nodig
Omdat een goed overzicht miste, was het voor behandelaren onduidelijk welke trainingen geschikt waren voor hun cliënten en ook bij welke trainingen zij hen konden aanmelden. “Om voor zichzelf toch dat overzicht te krijgen, gingen individuele medewerkers, maar ook groepen collega’s zelf lijstjes maken”, vertelt Marlou. “In Excel, bijvoorbeeld. Met als gevolg dat er allerlei overzichten rondgingen. Dat werkte niet. Het was duidelijk dat we hier IT-ondersteuning bij nodig hadden.”
App op maat met Power Apps
Toine Lambalk van Overse maakte daarop met behulp van Microsoft Power Apps een app op maat met daarin het actuele trainingsaanbod van de divisie, waar de trainingen gegeven worden en door wie. Ook biedt de app de mogelijkheid om nieuwe trainingen aan te maken, cliënten aan te melden en kunnen behandelaren zien wie de deelnemers zijn. Vanuit de app worden automatisch mails naar de administratie gestuurd om het administratieve proces in goede banen te leiden. “Er zit zelfs een wachtlijstfunctie in”, zegt Marlou enthousiast. “Daar kwam Toine mee. Wij hadden zelf niet eens gehoopt dat zoiets mogelijk zou zijn.”
Tevreden
Antes gebruikt de app nu zo’n twee maanden. “Binnenkort gaan we evalueren om te kijken of er nog dingen zijn die we kunnen toevoegen of verder verbeteren”, zegt Marlou. “Tot nu toe zijn we er erg over te spreken. Collega’s zijn blij dat we eindelijk iets hebben dat goed overzicht biedt. Andere divisies binnen Antes hebben ook al interesse voor de app getoond.”
Verstand van zaken
Marlou kijkt tevreden terug op een omvangrijk proces waarbij veel managers en andere collega’s betrokken waren. Ook was er een pilotfase. “Ik heb de samenwerking met Toine als heel prettig ervaren. Hij is constructief, denkt mee in bestaande processen en geeft goede adviezen. Hij heeft duidelijk verstand van zaken. Als zorgorganisatie zetten we in op innovatie, maar we hebben natuurlijk ook te maken met allerlei regels en richtlijnen. Daar sprong Toine goed op in. We zijn gewoon heel tevreden. Als straks uit de evaluatie blijkt dat de applicatie moet worden uitgebreid, staan we direct weer bij Overse op de stoep!”
Delen met anderen
