Ronnie Hunting is concerncontroller bij de gemeente Nieuwegein en heeft een centraal-coördinerende rol bij het toewijzen van alle taken die voortvloeien uit de gemeenteraadsvergaderingen. “Ik bewaak de voorraad van alle taken die voortkomen uit moties, toezeggingen en dergelijke en zorg dat de taken op de juiste plek en bij de juiste collega terechtkomen. Sinds kort gebruik ik daarvoor de app die Overse voor ons ontwikkelde.”
Inzichtelijk
Deze taakbeheerapp, die Overse maakte met Microsoft Power Apps, verzamelt alle taken die de griffie van de gemeente toevoegt in een to-dobak. Vandaaruit wijst Ronnie de taken toe aan mensen binnen de organisatie. De betreffende ambtenaren ontvangen daar automatisch een e-mail over met een link naar de betreffende stukken. Zij kunnen op hun beurt in de app weer aangeven wat de status van hun taak is. Een tijdlijn boven in beeld maakt het hele proces inzichtelijk en laat in één oogopslag zien wat de stand van zaken is, wie zich met de taak bezighoudt is en wat de volgende stap in het proces is.
Automatische notificaties
Tijdens het uitvoeren van de taak worden alle betrokkenen middels automatische notificaties op de hoogte gehouden van het proces. Tussentijds kunnen teamleiders ook inloggen en zien hoe het ervoor staat. Ook is het mogelijk om op verschillende onderwerpen te filteren, zoals het onderwerp, de naam van een wethouder en het soort taak. Updates van het proces zijn zichtbaar in Raadzaam, een zoekmachine voor raadsinformatie. Zo kunnen burgers volgen hoe hun gemeente dingen oppakt. De taakbeheerapp is geïntegreerd in het systeem van Nieuwegein. Alle data blijft binnen de IT-omgeving van de gemeente.
Toegankelijk en gebruiksvriendelijk
Ronnie heeft één woord voor de applicatie: “Fantastisch! De app blinkt uit in eenvoud, is ontzettend toegankelijk en gebruiksvriendelijk. Wie kan googelen, kan ook deze app gebruiken. In de eerste week dat we de app hadden, zag ik al dat ambtenaren vaart maakten met het wegwerken van de takenvoorraad. Iedereen kan nu ook heel duidelijk zien in welke fase een project is, wat er gedaan moet worden en wie er aan de beurt is om iets te doen. Dat helpt ons om scherp te blijven. Wat ik zelf heel fijn vind, je kunt niks verkeerds doen in deze app. Er kunnen geen stukken verdwijnen en je kunt het werk van een ander niet teniet doen. En de zoekfunctie werkt vele malen eenvoudiger dan in onze vorige oplossing. Bovendien maakt het kunnen delen van de informatie via Raadzaam ons transparanter als gemeente.”
Flexibel, snel en betrouwbaar
Ronnie is erg te spreken over de aanpak van Overse. “Zeker wat verderop in het traject, had Toine aan een half woord al genoeg. De flexibiliteit waarmee hij werkte, de snelheid waarmee hij schakelde en aanpassingen doorvoerde, was groot. En als Toine zei dat iets de volgende dag aangepast zou zijn, dan was het ook gebeurd. Het hele proces liep als een trein!”
Delen met anderen
