Informatie gestructureerd en overzichtelijk aangeleverd krijgen via een portal

VWG Accountancy heeft twee kantoren, in Nijmegen en Wijchen. Met zo’n honderd medewerkers is het kantoor een flinke speler in de regio. “Onze kracht is dat wij groot genoeg zijn om op een professionele manier het volledige scala aan financiële diensten te kunnen bieden en tegelijkertijd klein genoeg om onze cliënten persoonlijke aandacht te kunnen geven”, vertelt IT-manager Ronald Schetters. “Het is een combinatie die onze cliënten erg waarderen.”

Mail is onoverzichtelijk

Die klanten krijgen van VWG regelmatig de vraag om documenten op te sturen, zoals debiteurenlijsten, factuuroverzichten en bankbestanden. “In het verleden ging dat gewoonlijk via mail”, zegt Ronald. “Tegenwoordig zitten daar vanwege privacy en veiligheid nogal wat haken en ogen aan. Bovendien is het onoverzichtelijk. Zeker bij onze grotere cliënten, waar we vaak bij verschillende personen documenten opvragen. Eigenlijk hadden we geen goede manier om alles gestructureerd bij te houden. De portal die Overse voor ons gemaakt heeft, is daar ideaal voor.”

Portal biedt overzicht

In de portal die Overse met behulp van Microsoft Power Apps en SharePoint bouwde, kan VWG verschillende taken en aanleververzoeken aanmaken en vragen stellen, eventueel met een deadline. VWG’s cliënten loggen in en zien alle taken en vragen overzichtelijk klaarstaan. Zo zien zij in één oogopslag welke vragen VWG voor ze heeft, welke documenten en bestanden zij moeten aanleveren en voor welke datum dat moet worden gedaan. Dit kunnen ze zelf uitvoeren of delegeren naar collega’s. Een tekstveld biedt ruimte voor toelichting en communicatie met VWG. De bestanden die via de portal worden geüpload, komen terecht in een zeer streng beveiligde map in een digitale kluis. Alleen VWG-medewerkers die iets te maken hebben met het aanleververzoek kunnen bij de betreffende mappen.

Naast de portal is er een dashboard waar VWG een totaaloverzicht heeft van alle openstaande aanleververzoeken en taken. Zo weten de medewerkers precies wat een klant nog moet aanleveren en kunnen ze hun werk goed plannen.

Goede samenwerking

De portal bevalt goed, zegt Ronald. “De applicatie zit knap in elkaar en werkt heel intuïtief. Degenen die er al mee werken, zowel binnen ons kantoor als bij onze cliënten, zijn er heel erg over te spreken.” Zelf is Ronald ook erg tevreden over de samenwerking met Overse. “Het was prettig werken met Overse. Overse heeft een gestructureerde en gedegen aanpak, weet waar het over gaat, denkt goed mee en is kritisch waar nodig. Wij hebben dat als heel fijn ervaren. Wat ook opviel: Overse voelt heel goed aan wat iemands kennisniveau is en past de uitleg daar feilloos op aan. Heel prettig.”

Aanbevolen door Rocketpilot

Overse werd bij VWG aanbevolen door Willem Veenstra van Rocketpilot. Willem helpt bedrijven bij hun digitale transformatie en gebruikt daar oplossingen van Microsoft 365 en Teams voor. “Een belangrijk onderdeel van mijn werk is het optimaliseren van processen. Iets wat ik ook doe voor VWG. Vanuit deze samenwerking kwam VWG met de vraag om mee te denken over een oplossing rond het proces van opvragen van documenten en bestanden bij hun klanten. In dit geval was daar een app op maat voor nodig.

Voor dit soort maatwerkoplossingen is specialistische kennis nodig die Rocketpilot niet in huis heeft, daar schakel ik Overse voor in. ”Een belangrijke reden daarvoor is de kwaliteit die Overse levert, zegt Willem.“ Die is gewoon goed. Ik heb vertrouwen in wat Overse kan. Verder is Overse heel open en transparant. Dat matcht goed met hoe ik zelf werk. En tot op heden heeft Overse mijn vertrouwen altijd waargemaakt.”