Van een zwaar pakket waar te veel in zat naar een systeem dat past: hoe PronkHome nog betere grip kreeg op zijn verkoopproces

Elk ontwerp begint in de showroom

Bij PronkHome is geen keuken en inrichting hetzelfde. Een klant komt in de showroom, denkt mee over een brede keuze aan materialen en indeling, en er ontstaat een ontwerp dat past bij de ruimte en de wensen. Die persoonlijke aanpak, gecombineerd met generaties vakmanschap, is waar PronkHome om bekendstaat. Elk project brengt klantgegevens, offerteversies, orders en facturen mee, en met elk project erbij werd het lastiger om daar overzicht over te houden.

Een pakket waar al veel in zat

PronkHome koos eerst voor een uitgebreid standaard ERP-pakket, waar al veel functionaliteit in zat. In de praktijk duurde de inrichting lang, was het werken ermee omslachtig en vroeg het pakket meer van de organisatie dan het opleverde. Het pakket kon technisch een heleboel, maar praktisch gezien betekende dit dat gebruikers verdronken in functies en knoppen. De vraag veranderde van "welk pakket kiezen we?" naar "wat hebben we eigenlijk nodig?".

Beginnen bij het proces

Overse begon bij wat er gebeurt tussen het eerste showroombezoek en de order. Daaruit ontstond een oplossing waarin klant, verkoopkans, offerte en order op elkaar aansluiten. Klantdocumenten staan in de juiste map en mail is gekoppeld. De financiële boekhouding blijft in Exact Online, waar de accountant mee werkt, en de oplossing is daar met een integratie op aangesloten. Een WhatsApp-integratie om communicatie bij te houden, die nu nog niet past bij de omvang van de organisatie, en het inkoopproces waren bewust geparkeerd om de oplossing eerst goed in gebruik te kunnen nemen.

Een offerte maken is sterk vereenvoudigd: hij komt als PDF op basis van een eigen template uit het systeem en loopt door naar de order, zonder dat gegevens opnieuw ingevoerd hoeven te worden. De applicatie wordt doorontwikkeld op basis van het gebruik en de dagelijkse praktijk.

Stap voor stap verder

Nu de basis staat, sluit PronkHome steeds een volgend deel van het proces aan. De volgende stap is inkoop: inkooporders ontstaan rechtstreeks uit wat er verkocht is, per leverancier, met overzicht van wat nog binnen moet komen. Daarna volgen planning, inmeten en automatische communicatie met klanten. Elke stap bouwt voort op wat er al staat, zonder tegen de grenzen van het systeem aan te lopen.

Waarom PronkHome met Overse werkt

De vraag waarmee het begon, stellen we bij elke stap opnieuw: wat hebben jullie eigenlijk nodig? Soms betekent dat een idee afremmen, omdat een eenvoudiger aanpak meer oplevert. "Overse denkt echt met ons mee. Daardoor krijgen we oplossingen die ons werk makkelijker maken en ons bedrijf vooruithelpen." aldus Vincent Pronk, mede-eigenaar bij PronkHome.