WSP Nederland heeft met projectreviewrapportage altijd realtime inzicht in projecten

Initiatiefnemers van de projectreviewrapportage bij WSP Nederland zijn junior business developer Menouschka Baldew en commercieel directeur Frans-Jan Willemen. De tool die Overse heeft gebouwd is redelijk uniek, vertelt Frans-Jan. “Omdat die projectrapportages mogelijk maakt met zowel een kwantitatief deel – zoals de financiële staat – als een kwalitatief deel – met open vragen over het projectverloop, projectplanning en teaminzet.”

Realtime inzicht én terugkijken

Om de tool goed te laten werken, is er een rechtstreekse livelink tussen het ERP-systeem AFAS, met daarin alle projectdata van WSP Nederland, en de projectreviewrapportage in Power BI gemaakt. “Die koppeling geeft onze projectleiders, businessunitmanagers en directieteam realtime inzicht in de voortgang van al onze lopende projecten”, legt Menouschka uit. “Zaken als het budget, de facturatie, planning: we kunnen op elk moment en in één oogopslag precies zien hoe een project ervoor staat. Na het afronden van de review worden pdf’s gegenereerd, gedeeld en opgeslagen. Daardoor kun je ook terugkijken, bijvoorbeeld naar hoe een project een maand geleden ervoor stond.”

Compleet beeld

Dat inzicht is ontzettend belangrijk, zegt Menouschka. “Projectleiders zijn inhoudelijk zeer sterk. Maar een project leiden gaat verder dan alleen technische zaken inzichtelijk hebben. Je wilt ook weten wat de voortgang van het project is en hoe het financieel gaat, zodat je op tijd kunt bijsturen. Deze rapportages helpen ons daarbij. Daarnaast kunnen projectleiders zelf nog informatie toevoegen: afspraken met de opdrachtgever in het kader van meerwerk en het evalueren van de interne en externe samenwerking, bijvoorbeeld. Zo krijg je een heel compleet beeld van een project.”

Extra aandacht

Naast de mogelijkheid om in te zoomen op afzonderlijke projecten, geeft de projectreviewrapportage ook een totaaloverzicht. “Daarin zijn verschillende toetsvoorwaarden opgenomen”, vertelt Menouschka. “Bijvoorbeeld: is de laatste review langer dan een maand geleden, is de werkvoorraad positief en zijn de projectkosten lager dan het afgesproken bedrag met de opdrachtgever? Zo is een overzicht niet alleen fijn voor bijvoorbeeld een businessunitdirecteur, maar ook voor een projectleider. Die weet dan welk onderdeel binnen een project extra aandacht nodig heeft.”

Voortdurend verbeteren

Op dit moment is de reviewtool uitsluitend bestemd voor intern gebruik bij WSP. Projectleiders kunnen de uitkomsten van een review wél goed benutten om met de opdrachtgever in gesprek te gaan over de voortgang van het project. “Het is voor ons natuurlijk van groot belang om ons projectproces voortdurend te verbeteren en ook de klant plukt daar de vruchten van”, zegt Frans-Jan. “We ontvangen graag feedback en verbetervoorstellen. Iedereen werkt immers graag aan een goed lopend project. De tool is toegankelijk en geeft snel inzicht, dat helpt ons enorm.”

Zelf aanpassen

Het is fijn werken met de rapportages, zegt Menouschka. “Zelf heb ik nog onderdelen aangepast in de look and feel van het dashboard. In het begin vond ik dat wel spannend: wat als ik het verkeerd doe en er iets misgaat? Maar ik word er steeds handiger in en er is goede back-up vanuit Overse. Als ik vragen heb, zijn ze heel goed bereikbaar. We hebben een fijne relatie en een professionele samenwerking. De lijntjes zijn kort en ze reageren ontzettend snel.”

Er zijn zeker meer mogelijkheden voor verdere samenwerking met Overse, denken Frans-Jan en Menouschka. Frans-Jan: “Inzicht in ons projectportfolio is noodzakelijk. De volgende stap die we zeker gaan zetten, is het maken van predicties en het slim analyseren van (sales)data om effectiever projecten te selecteren voor de toekomst.”