Van offerte tot handtekening zonder handwerk
Een overeenkomst opstellen, laten tekenen en de uitvoering in gang zetten is bij veel organisaties nog handwerk. Het valt niet op, want het staat onder saleskosten. Maar ook daar kan het slimmer.
Bij veel organisaties is de weg van offerte naar getekende overeenkomst nog grotendeels handwerk.
Hoe het nu vaak gaat
- Het document wordt met de hand opgemaakt, of komt uit het systeem in een vorm waar niemand blij mee is en wordt daarna alsnog in Word bijgewerkt.
- Het gaat per mail naar de klant, en dan is het vaak nog zoeken wie daar eigenlijk mag tekenen.
- Komt het getekend terug, dan typt iemand de afspraken over en zet de volgende stap zelf in gang.
Niemand ligt daar wakker van, want het hoort erbij. De uren worden weggeschreven onder saleskosten, als iets wat verkopen nu eenmaal kost. Alleen heeft het weinig met verkopen te maken. Het is administratie rond een verkoop, en die wordt bij elke nieuwe klant opnieuw gedaan.
Hoe het ook kan: in één strakke lijn
Het kan ook in één lijn:
- Direct de juiste opmaak: de overeenkomst komt uit het systeem in de opmaak die je zelf wilt, met de gegevens die er al staan, en wie er moet tekenen ligt meteen vast.
- Digitale ondertekening: het document gaat digitaal ter ondertekening, bijvoorbeeld via DocuSign.
- Automatische opvolging: het komt getekend vanzelf terug op de juiste plek. Zodra de handtekening staat, start de volgende stap: het project wordt aangemaakt of de eerste factuur klaargezet.
Het resultaat
Dat scheelt zoekwerk en overtypen. Overeenkomst en systeem bevatten dezelfde gegevens, omdat ze uit dezelfde bron komen, en je ziet op elk moment welke overeenkomst waar staat.
Hoeveel van wat bij jullie onder saleskosten valt, is eigenlijk administratie?
Lees ook
Niet alles wat met AI kan, moet met AI
Iedereen zoekt plekken in het proces waar AI kan helpen. Maar niet elke stap heeft intelligentie nodig, en dat verschil is een bewuste keuze.
Geautomatiseerde berichten via WhatsApp en SMS
Sommige berichten moeten vandaag aankomen, bij iemand die niet achter een bureau zit. Daar werkt e-mail niet, en een WhatsApp of SMS wel, die berichten kunnen automatisch de deur uit.
Koppelen met de Kamer van Koophandel
Haal je regelmatig bedrijfsgegevens uit de Kamer van Koophandel? Het ophalen en bijhouden kost tijd, en overtypen is foutgevoelig. Automatisch ophalen via de integratie van de KvK kan daarbij helpen.
Benieuwd wat dit voor jullie kan betekenen?
Plan een gesprek van dertig minuten. We kijken samen naar jullie situatie en wat hier concreet in zit voor jullie organisatie, of je nu al met ons werkt of ons nog niet kent.
Plan een gesprek